Guía de Implementación

Fundamentos

¿Qué es la implementación?

La implementación es el proceso estructurado que te guía desde la contratación del sistema hasta que tu equipo lo opera de forma completamente autónoma.

🎯

Objetivo principal

Lograr que tu empresa opere el sistema Defontana de forma autónoma, con tus procesos reales configurados y validados.

📋

Modelo estructurado

Seguimos un flujo en etapas claras: desde el Kick-Off inicial hasta el traspaso a tu ejecutivo de cuenta (KAM).

🤝

Trabajo conjunto

El proceso es colaborativo. Tu participación activa en sesiones y la ejecución de tareas entre sesiones es clave para el éxito.

📊

Medido y controlado

Cada etapa tiene KPIs, SLAs y criterios de avance definidos. Sabrás exactamente en qué punto del proceso estás.

💡 Principio clave: Si el cliente no ejecuta en sesión → no aprendió. Por eso cada sesión está diseñada para que tú operes el sistema con la guía de tu consultor, no solo lo observes.

Proceso

Etapas de la implementación

Tu proyecto avanza por estas etapas desde el primer día hasta que tu equipo opera con total autonomía. Haz clic en cada una para ver el detalle.

1

🚀 Kick-OffInicio del proyecto

▼

Revisión de tu orden de trabajo y módulos contratados
Levantamiento inicial: rubro, equipo y flujos de operación de tu empresa
Habilitación de accesos: ERP, Gestión de Personas y Centro de Ayuda
Carga de datos base (importadores: productos, clientes, proveedores) — el cliente debe enviar la información en un plazo máximo de 2 semanas tras el Kick-Off
Presentación del equipo que te acompañará durante todo el proceso
Definición del plan de trabajo, sesiones y próximos pasos
Envío del resumen de Kick-Off al correo del cliente

📊 SLA: asignación de consultor ≤ 24 hrs · 100% de confirmaciones enviadas al cliente

2

⚙️ ConfiguraciónParametrización del sistema

▼

Parametrización del sistema según tu operación y módulos contratados
Capacitación paso a paso guiada por tu consultor asignado
Primera sesión ejecutada: tú operas, el consultor guía
Validación con el cliente al finalizar cada bloque de contenido

📊 KPI: ≥90% cumplimiento de sesiones · Seguimiento en Carta Gantt digital

¿Quieres avanzar más rápido? Accede a la Guía Rápida de Onboarding Guía interactiva paso a paso que te lleva por el sistema, el Centro de Ayuda y la Academia Defontana. Disponible en cualquier momento.

Ver guía →

3

🎓 CapacitaciónUso real del sistema

▼

Sesiones de capacitación por módulo con casos reales de tu operación
El usuario ejecuta directamente en el sistema durante cada sesión
Validación de uso entre sesiones: el consultor verifica que estés aplicando lo aprendido
Resolución de dudas y ajustes de configuración según necesidades
Acceso permanente al Centro de Ayuda y Academia Defontana como apoyo entre sesiones

📊 KPI: uso del sistema ≥ 60% · Avance visible en Carta Gantt del proyecto

4

✅ Validación finalCambio de facturador y cierre

▼

Validación de que todos los módulos contratados están activos y operando
Gestión del cambio de facturador electrónico al SII (si aplica)
Confirmación de que el cliente opera de forma autónoma
Cierre formal del proceso de implementación

📊 KPI: uso ≥ 80% · Operación autónoma validada · Información real cargada en el sistema

5

🤝 KAMPost-venta y continuidad

▼

Traspaso formal a tu Ejecutivo de Cuenta (KAM)
El KAM se convierte en tu punto de contacto comercial permanente
Continuidad del servicio, soporte y crecimiento en el uso del sistema
Acceso permanente al Centro de Ayuda para consultas técnicas

📅 El KAM recibirá el historial completo de tu proyecto para una atención personalizada desde el primer día

🖥️ Portal del Cliente

Tu portal de seguimiento en tiempo real

Durante toda tu implementación tendrás acceso a un portal personalizado donde puedes ver el estado de tu proyecto, tus sesiones y tu equipo asignado.

Portal de Implementación

Carta Gantt ERP

● En Implementación 🔒 Acceso con clave

Total sesiones

9

Completadas

3

En curso

0

Pendientes

6

Avance del proyecto

33%

Vista referencial · Tu portal mostrará los datos reales de tu proyecto

¿Qué encuentras en tu portal?

📊

Avance del proyecto

Porcentaje de avance, sesiones completadas y pendientes en tiempo real.

📅

Próxima sesión

Fecha, hora y días restantes para tu próxima sesión agendada.

🎥

Grabaciones y minutas

Acceso directo a las grabaciones y notas de cada sesión completada.

📆

Línea de tiempo

Visualización cronológica de todas tus sesiones y fechas clave del proyecto.

👥

Tu equipo asignado

Consultor, coordinadora y líder con sus datos de contacto directo.

📚

Recursos de tu proceso

Guía rápida, Academia Digital y Centro de Ayuda, todo en un solo lugar.

💡 Puedes acceder al portal desde cualquier dispositivo — computador o celular — con tu clave de cliente. Te recomendamos crear un acceso directo desde tu celular para consultarlo fácilmente durante el proceso.

Capacitación

¿Cómo se organizan las sesiones?

Las sesiones son la columna vertebral de la implementación. Cada una tiene un objetivo claro y un formato definido.

1

📅

Agendamiento

Tu consultor agenda cada sesión con ≤24 hrs de anticipación y recibirás confirmación por correo con el detalle. Puedes revisar todas tus sesiones y su estado en tu portal de implementación accesible desde cualquier dispositivo con tu clave de cliente.

SLA ≤ 24 hrs

2

🎯

Objetivo por sesión

Cada sesión tiene un tema específico (ej: facturación, inventario, contabilidad). El consultor llega preparado con el objetivo del día y los materiales necesarios.

Estructurada

3

💻

Modalidad

Las sesiones son principalmente remotas por videollamada. El consultor comparte pantalla y tú ejecutas directamente en el sistema. También es posible realizar sesiones presenciales en nuestras oficinas cuando la situación lo requiera, coordinando con tu consultor.

Remota / Presencial

4

🎥

Grabación

Cada sesión es grabada y enviada a tu correo dentro de las 24 hrs siguientes para que puedas repasar el contenido cuando lo necesites.

Envío ≤ 24 hrs

5

✅

Validación entre sesiones

Entre sesión y sesión se espera que practiques lo aprendido en tu operación diaria. El consultor validará el uso en la siguiente sesión para confirmar que avanzas con confianza.

Práctica activa

6

📊

Registro en Carta Gantt

Cada sesión ejecutada queda registrada en tu Carta Gantt digital. Puedes ver el avance del proyecto, qué sesiones fueron realizadas y cuáles están por venir, desde tu celular.

100% visible

💡 Consejo: Asegúrate de que los usuarios clave de tu empresa participen en las sesiones de su área. La adopción del sistema depende de que cada usuario practique con sus procesos reales.

Compromisos

SLA de comunicación y respuesta

Estos son los tiempos máximos de respuesta que nuestro equipo se compromete a cumplir durante todo el proceso.

Situación	Responsable principal	SLA / Tiempo máximo	Estado
Asignación de consultor tras Kick-Off	Coordinadora	≤ 24 hrs hábiles	Garantizado
Agendamiento de primera sesión	Consultor	≤ 24 hrs hábiles	Garantizado
Envío de importadores por parte del cliente	Cliente (solicitado por K.O)	Máx. 2 semanas post Kick-Off	Requerido
Carga de importadores en el sistema	Ejecutivo K.O	≤ 5 días hábiles tras recepción	Estándar
Envío de grabación de sesión	Consultor	Envío post-sesión	Estándar
Respuesta a consultas durante implementación	Consultor · apoyo Coordinadora y Líder	≤ 24 hrs hábiles	Estándar
Escalamiento por cliente sin contacto	Coordinadora + Líder	Alerta a las 48 hrs	Control
Escalamiento por baja adopción crítica	Líder + Coordinadora	Uso < 40% → acción inmediata	Alerta

⚠️ Los SLA aplican en días hábiles (lunes a viernes). Tu consultor es el primer punto de contacto para cualquier consulta. Cuenta además con el respaldo directo de la Coordinadora y la Líder del equipo, quienes están disponibles ante cualquier situación que requiera escalamiento.

Tu equipo

¿Quiénes están detrás de tu implementación?

Contarás con un equipo con roles claramente definidos, cada uno enfocado en una parte del proceso.

🚀 K.O

Inicio

→

🧩 Coord.

Control

→

💻 Consultor

Ejecución

→

📊 Líder

Resultado

→

🤝 KAM

Post-venta

🚀

Ejecutivo Kick-Off (K.O)

Tu primera cara

Conduce la sesión inicial, levanta la información de tu empresa, habilita accesos y prepara las bases operativas del proyecto.

"Ordenamos el punto de partida"

🧩

Coordinadora de Implementación

Control y continuidad

Asigna tu consultor, monitorea el avance del proyecto, detecta bloqueos y vela por el cumplimiento de SLAs durante todo el proceso.

"Aseguramos control y continuidad"

💻

Consultor de Implementación

Tu guía del día a día

Ejecuta las sesiones de capacitación, configura el sistema, guía la adopción y te acompaña hasta que operes de forma autónoma.

"Convertimos el plan en operación"

📊

Líder de Implementación

Supervisión estratégica

Supervisa indicadores, gestiona riesgos críticos y garantiza la calidad del proceso completo. Respaldo estratégico disponible en todo momento.

"Garantizamos cumplimiento y éxito"

🤝

KAM (Ejecutivo Post-Venta)

Tu contacto permanente

Recibe tu empresa al finalizar la implementación. Tu punto de contacto para continuidad comercial, soporte y crecimiento en el sistema.

"Continuidad y crecimiento"

Compromisos mutuos

¿Qué nos comprometemos cada parte?

Una implementación exitosa es trabajo en equipo. Estos son los compromisos de ambas partes para que el proceso fluya sin fricciones.

🏢 Defontana se compromete a

✓Asignarte un consultor especializado en tus módulos
✓Respetar los SLAs de agendamiento y respuesta
✓Enviarte la grabación de cada sesión en ≤24 hrs
✓Informarte del avance del proyecto en tu Carta Gantt
✓Escalar riesgos y bloqueos proactivamente
✓Acompañarte hasta que operes con total autonomía

🙋 El cliente se compromete a

✓Participar activamente en las sesiones agendadas
✓Enviar los importadores (productos, clientes, proveedores) dentro de las 2 semanas siguientes al Kick-Off para no retrasar el inicio de la configuración
✓Practicar el sistema entre sesiones
✓Responder comunicaciones en ≤ 48 hrs hábiles
✓Avisar con anticipación si no puede asistir a una sesión
✓Involucrar a los usuarios clave en las sesiones correspondientes
✓Evitar reagendamientos, ya que impactan directamente el avance y los plazos del proyecto

⚠️ Importante: Cada reagendamiento afecta la planificación del proyecto y puede retrasar tu fecha de operación autónoma. Si necesitas reprogramar, avísanos con al menos 24 hrs de anticipación para reorganizar sin impactar tu Carta Gantt.

Criterios de éxito

¿Cuándo se considera exitosa la implementación?

Estos son los criterios que valida nuestro equipo para confirmar que estás listo para operar de forma autónoma con Defontana.

≥80%

Tasa de uso del sistema

100%

Módulos contratados activos

100%

Sesiones ejecutadas y registradas

✅

Datos reales cargados en el sistema

✅

Operación autónoma sin consultor

✅

Finalización

¿Cuándo se considera finalizada la implementación?

✓Se han ejecutado las sesiones contempladas en la Orden de Trabajo
✓Se han revisado los módulos contratados
✓Se han entregado grabaciones y material de apoyo
✓Se realiza el cierre formal del proyecto
✓Se alcanza la vigencia máxima de implementación establecida para el proyecto (60 días hábiles desde la contratación)

🤝

Post-venta

¿Qué ocurre después?

Una vez finalizada la implementación, el cliente será incorporado a la cartera de Defontana y contará con el acompañamiento del equipo de Post Venta.

Consultas funcionales sobre el sistema

Soporte comercial continuo

Continuidad operacional con tu ejecutivo KAM

"Tu éxito operando Defontana es nuestro éxito como equipo."

Estamos comprometidos a acompañarte en cada etapa, con un equipo que trabaja para que tu empresa alcance la autonomía y eficiencia que necesita.

Equipo de Implementación M&G · Bárbara Barrera · Versión 1.0 · Junio 2026

Proceso de Implementación Defontana